Actores ¿Quiénes son? en un Proceso BPM

proceso bpm
Por Violeta León

    A menudo, a la hora de describir un proceso, es necesario identificar quiénes son los actores que intervienen. ¿Cómo distinguir? Amigos, he recibido tantas preguntas al respecto, que por eso he decidido explicaros las claves para identificarlos. Primero, debemos tener en consideración todos los conceptos que involucran la descripción de un  proceso.


  • Evento: es la actividad que se activa, es una serie de tareas que se ejecutan cuando se inicia cierta acción. Ej. un cliente activa el evento compras cuando adquiere un producto en una tienda. Desde el punto de vista de una compañía el evento se llama ventas o incluso atención al cliente. 


  • Tarea: son verbos: realizar, ejecutar, resguardar, archivar, registrar, elaborar. Ej. tareas del evento ventas es registrar los datos del cliente; elaborar la factura fiscal, archivar copia de la factura fiscal, elaborar un informe de ventas.

¿Por qué archivar copia de factura fiscal es una tarea? 
    A menudo imaginamos, que archivar una factura es simplemente guardarla en una carpeta; cuando en realidad todo va a depender de la empresa que estemos manejando. Existen institutos que organizan las facturas de acuerdo a los clientes, luego por orden cronólogico de sus compras, por último a los clientes por orden alfabético, como os darán cuenta esto es algo que trasciende, por ello, es una tarea. 

Las tareas dependerán a la complejidad o simplicidad de la organización en estudio.


  • Subproceso: cuando una tarea está compuesta internamente de otras tareas. ¿Suena extraño? retomemos el ejemplo de la venta. Elaborar la factura fiscal para algunas empresas puede considerarse como un subproceso, puesto que requiere: 
1) realizar el cálculo del monto del pedido, 
2) calcular el impuesto a pagar
3) ingresar en el sistema el monto a cobrar y su concepto
4) solicitar al cliente los datos fiscales de su organización
5) imprimir, sellar y entregar factura original

Observan como una tarea (de apariencia sencilla) se convierte en un subproceso porque está compuesta de 5 tareas mas. A este fenómeno nos referimos como subproceso.

Nota: hay eventos, que pueden no tener subprocesos.


  • Actores: son quiénes intervienen en los procesos. Sin embargo, los procesos pueden describirse sin actores; el uso de los actores es cuando existe una validación de un proceso anterior, mas aún cuando una tarea depende de la respuesta de otro departamento.

¿Puede un cliente ser un actor?
    No, los clientes son activadores de los eventos pero en ningún momento son parte de las empresas como actores de un proceso. Un cliente activa el evento ventas en una organización y aún cuando las facturas dependen de la recepción de los datos de un cliente, sigue éste sin ser un actor.

¿Puede ser el transporte un actor?
    Depende. Siempre que el transporte sea de la empresa, pertenezca exclusivamente a la organización será un actor del proceso. Se debe tener cuidado, ya que involucrar un transporte es para efectos de validar tareas; jamás se debe utilizar un transporte en un proceso para decir que su tarea es trasladar material (por ejemplo). Ya que esto es parte de un proceso que va en el área de despacho y sus tareas no involucran mencionar con detalles quiénes lo hacen porque está sobreentendido. 

¿Quiénes son actores en una organización?
área de ventas, áreas de compras, gerente de ventas, asistente de compras, asistente de ventas, supervisor de cajas, empleados. 

¿Quiénes no son actores en una institución?
Todo el que active el evento y no pertenezca a la empresa. Ej. cliente.

ejemplo proceso bpm
Diagrama
   El presente gráfico, hecho gracias al programa Bizagi Process Modeler; utiliza el departamento de administración y como actor a sus empleados, puesto necesitan verificar, que el pago recibido, está conforme a lo pre establecido y deben firmar, validar la tarea anterior para poder seguir el curso del proceso. Sin los empleados como objetos validadores de la tarea realizada, simplemente existiría un vacío o falta de consistencia, puesto que es altamente importante para dicha labor, que exista una validación, una conformidad.

ejemplo proceso bpm proceso
Diagrama
Subproceso Búsqueda del Libro:


ejemplo proceso bpm subproceso
Diagrama
   En estos gráficos, se muestra un ejemplo de una biblioteca, vemos como un estudiante no es actor del proceso porque él simplemente activa el evento; aún siendo parte del instituto no es parte de cómo internamente funciona el préstamo de los libros y por ende, no se involucra. Por otra parte, observamos como funciona un subproceso, y como deben ser representados.

   Espero, ahora en sus estudios y proyectos, sepan cuando deben utilizar un actor, y darle el valor que ameritan.


Anuncio

Comentarios

  1. Pregunta, ¿el sistema como tal y su flujo principal de eventos puede se considerado un actor del modelo? Gracias!

    ResponderEliminar

Publicar un comentario